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一起整理文件堆积的重灾区:下载文件夹

少数派 2020-07-14 13:26:00

原标题:一起整理文件堆积的重灾区:下载文件夹

桌面以外,另一个文件堆积的重灾区就是下载文件夹。很多日常操作都默认把文件放到下载文件夹,导致其中容易堆积各类文件,最常见的就是这些:

  • 浏览器保存的文件,比如应用安装包、压缩包、随手右键保存的网页图片等等。
  • 下载工具下载的文件,常见如视频、漫画、电子书等娱乐资料。
  • AirDrop 投过来的文件,比如手机截屏、照片等等。
  • ……

对面各种文件的下载文件夹

而在下载文件夹偷偷囤积文件的同时,你可能根本没意识到自己存了那么多文件。所以,我们整理的第一步就是提高下载文件夹存在感,避免它成为文件的「藏匿地」。

第二步则是养成用完归档的习惯,尽量不让文件堆在下载文件夹中。这一步在快速归档工具的辅助下可以更轻松地完成,文章后半部分也会推荐几个方案。

第一步:提升下载文件夹的「存在感」

下载文件积少成多,非常占用空间。不妨在下载文件夹里按一下 ⌘Command-I 查看其中文件的总体积,很可能有几个 GB 甚至几十 GB。

不妨现在就看看你的下载文件夹有多大

为什么乱糟糟的桌面文件夹隔着几张办公桌都能望见,而更乱的下载文件夹却相对没那么受重视?一个重要原因是,默认情况下下载文件夹「出境率」较低,不主动打开检查的话很少看到它,于是其中堆积的文件也就不像桌面那么容易引起注意。

所以,首要的操作是提升下载文件夹的存在感,通过把它设为默认 Finder 窗口、更换文件显示方式,让整理工作无法回避。

让下载文件夹成为 Finder 默认窗口

提升存在感的第一个技巧是把下载文件夹设为默认 Finder 页面。默认的 Finder 窗口是 Recents(最近文件)而不是下载文件夹,这导致有些刚开始用 macOS 的人居然不知道下载文件夹的存在,第一次打开它时才发现里面攒了数量惊人的文件。要避免这种「眼不见为净」的状况,很简单,在 Finder 中按下 ⌘Command-, 打开偏好设置,在常规设置(General)中把「New Finder windows shows」设为下载文件夹(Downloads)。

将下载文件夹设置成 Finder 的默认窗口

这样一来下载文件夹就成了 Finder 的「主页」,一打开 Finder 或新建一个窗口就能看到下载文件夹。

即便暂时没有整理的思路,但能够让杂乱的下载文件夹暴露在眼前、唤起清理意识,这就已经迈出了整理的第一步。

让下载文件无处遁形

第二个技巧分 3 个小步骤,用于更清楚地展示下载文件:

  1. 开启图标视图:右键文件夹,点击菜单中的「View-as icon」选项,即可让文件都显示为大图标(和桌面的显示效果类似)。
  2. 按文件种类排序:点击右键菜单中的「Sort by-Kind」选项,这样设置后,可以得到一个按种类排序的显示效果。
  3. 让文件分组显示:点击右键菜单中的「Use Groups」。

分类分组排序文件的设置

3 个设置配合起来,下载文件夹就变成了一个书架,所有下载的文件都按种类摆成一栏接着一栏,无处遁形。

分栏显示后的文件

这套文件视图把文件按种类分开放在各自所属的「搁板」上,还有利于之后分类展开归档工作(后文即将介绍)。经过两个简单的设置,下载文件夹就会成为除了桌面以外最常出现在我们视野中的文件夹;并且其中的文件都分栏呈现,无处隐藏。

第一次整理下载文件夹时建议使用这一套文件显示方式,至于已经有自己整理体系的读者则不用照搬,后续章节也会分析各种视图的区别和使用场景。

第二步:快速归档,达成 Inbox Zero

初步的整理已经让下载文件夹中的文件悉数呈现在我们眼前,现在不妨检查一下它们,看看有没有这些「过期文件」存在:

  • 早就用过的 DMG 格式软件安装包
  • 文件已经取出的压缩包
  • 已经看完的电影
  • ……

上面列表中的文件,一般用过之后就很少再次打开,没有必要保留在下载文件夹中。不光是上述文件,理想状态下,下载和接收的所有文件都应该得到及时处理,让下载文件夹和桌面一样尽可能保持只有少量文件乃至 Inbox Zero(清空)的状态。Inbox Zero 的概念来自邮件管理,旨在减少干扰,让人专注当下之事。文件管理异曲同工,越是无关文件少的桌面,越能让人集中注意力。

为了让下载文件夹达到 Inbox Zero 或者接近 Inbox Zero 效果,我们需要养成给下载文件及时处理、用完归档的习惯。

哪些文件值得归档

显然,不是所有文件都需要归档,上一节我们提到过软件安装包通常用完就可以删除,没有太大必要留下来。通常来说,这几类文件用完之后可以归档收纳:

  • 图片:收藏的美图、用过的设计素材,归档起来方便以后回头欣赏或再用到图片后期中。
  • 视频:看过的电影和电视剧、剪视频用过的素材,等等。由于视频文件一般很占空间,如果电影、剧集能够在流媒体上随时找到,也可以不归档。
  • 文档:文档一般比较重要,例如联系名单、工作记录、合同文件……它们即便过期也有留档存证的意义。
  • ……

上面几类文件最常见,不过归档必要的文件并非只有它们。比如,有些开源软件的安装包在网上很难找到,那这些文件就有归档收藏的价值。具体情况还是因人而异。第一步调整 Finder 显示方式时,我们就按文件种类将下载文件分类显示,这就是为了方便现在分类处理、归档。

决定了要归档哪些文件,接下来就是它们应该归档到哪里的问题。其实在决定哪些文件应该归档时,我们已经隐隐地给文件分了类——一开始就可以根据这些类别创建文件夹,把用完的文件收纳起来。上面提到的图片、视频、文档是按文件种类划分的,归档文件夹同样可以用类似的标准创建。

把文件分类归档的做法,已经涉及到了教程第二部分文件层级体系的内容。层级体系并不是什么高深的概念,它就是按照一定标准划分出来的文件夹,能够让每个需要归档的文件都有地方可去。后续介绍过几种常见层级体系后,归档就会变成不再费脑的日常习惯。

避免无关文件误入下载文件夹:Default Folder X

Finder 在保存文件有自动记忆的设计,会记住上一次的保存位置。这个设计本意是减少手动选择保存位置的操作,但因为下载文件夹经常被用于保存文件,自动记忆机制也容易造成无关文件误入下载文件夹

比如我用 Sketch 画图前如果刚刚从网上下载过素材文件,那么 Sketch 文档也很可能会沿用视频的保存位置自动跑进下载文件夹。

下载文件夹容易变成不分青红皂白的文件聚集地

Finder 保存设置自动记忆带来的麻烦,暂时只能依靠一个第三方工具来解决:Default Folder X

Default Folder X

? 下载链接

Default Folder X 是一个文件存储菜单扩展工具,这篇文章里,我们只关心它的核心功能:为特定应用和类型的文件设置默认保存位置

借助 Default Folder X 让设计素材默认进入素材文件夹

Default Folder X 的强项如同它名字所述,就是绑定默认文件夹,而且有两层条件设置:

  1. 根据应用:不同应用产生的文件,默认存到指定文件夹。比如 Sketch 产生的设计图就归位到 iCloud 里的 Sketch 文件夹。
  2. 根据文件类型:有些应用会产生多种不同格式的文件,Default Folder X 支持根据文件格式再细分。同样是 Sketch,这回直接导出的是 PNG 图片,就可以丢到桌面上待下一步处理,而不必和源文件混在一起。

Default Folder X 的具体设置

像上图这样设置好应用、文件类型和对应文件夹后,再保存文件就不会总往下载文件夹里乱塞。

快速归档的几个工具

归档文件时,传统的操作是开启多个 Finder 窗口来回拖拽,这种原始操作会让我们整理文件时的信心大减。下面介绍几种跨文件夹移动文件的工具和技巧,方便大家把下载文件快速收纳到常用文件夹中。

还没有接触过自动化工具的读者可以先使用第三方工具 QuickMoveFile,会用自动化工具的可以根据喜好选择 Automator 或 Keyboard Maestro 版动作。

入门归档工具:QuickMoveFile

QuickMoveFile

? 下载链接

Finder 插件 QuickMoveFile 提供了现成的跨文件夹移动功能,把移动文件到指定文件夹的功能添加到了右键菜单中。选中单个或多个文件,点击右键菜单中「Move To…」下的目的地文件夹(下图中是 归档文件夹),就完成了批量归档。

QuickMoveFile 的文件搬移效果

QuickMoveFile 的归档文件夹位置可以自由添加,数量不限。在 QuickMoveFile 菜单栏选项中打开偏好设置(Preference),前往「Folder」选项,点左下角的加号加好归档文件夹就完成了设置。由于 QuickMoveFile 是以插件形式工作的,第一次启动时还需要在系统设置的拓展(Extensions)设置中手动勾选以正常开启。

QuickMoveFile 需要授权

QuickMoveFile 在 Mac App Store 售价 12 元,不想折腾的读者可以直接买下一步到位。如果不想掏钱或者不喜欢多装软件,可以下载后两节的自动化动作。

Automator 版归档动作

这个 Automator 动作用来把选中的文件直接移到目标文件夹,效果和 QuickMoveFile 的移动功能完全一致。选中文件,右键点一下这个动作,文件(以及文件夹)就可以批量归档。

借助 Automator 移动文件

> 动作下载 ?

动图只是一个简单演示,具体想放到哪个文件夹,你完全可以自己定义:用 Automator 打开这个动作(安装后它在 ~/Library/Services/ 文件夹中),可以看到青色部分的示例路径。直接把你的目的地文件夹拖进去,代替原有路径,就完成了自定义。

Automator 动作步骤

有需要的话,还能多做几个归档的 Automator 动作,把常用文件夹都加进右键菜单。教程第二章会介绍一套文件层级系统,其中有音乐资料库、视频资料库等相当占体积的文件夹,它们都可以考虑放到右键菜单中,以便加速归档操作,减轻下载文件夹负担。

添加自定义文件归档动作 Keyboard Maestro 版归档动作

Keyboard Maestro 版动作的用途和 Automator 版一样,区别在于采用拖拽操作代替右键菜单。部分读者可能已经在右键菜单塞满了各种选项,这种情况下可以使用这套 Keyboard Maestro 动作,避免再占用右键菜单的位置。

安装这套动作后,你的电脑桌面上会出现一个长期悬浮的「Global Palette」菜单,直接把需要归档的图片拖到 Palette 上,就能把它们移动到目标文件夹。

Keyboard Maestro 版的文件归档动作

> 动作下载 ?

我们的目的是整理文件,所以这个 Palette 不能在 Finder 以外的应用里跑出来。首先的设置就是让归档动作仅在 Finder 中生效。在 Keyboard Maestro 编辑界面创建一个动作组(Group),将下图紫色部分所示的作用范围(Available in these applications)设置为「Finder」;

让 Keyboard Maestro 归档动作针对于 Finder 生效

接着再设置触发条件。这个动作需要两个触发条件,分别是:

  1. 拖拽文件(A file is dragged on to the macro):接下来能够处理被拖到这个 Macro 上的文件。
  2. 点击浮窗(The global macro palette entry is clicked):将在 Finder 内一直显示一个小号浮窗,当光标移到它上面,浮窗就会展开成一个 Palette,显示出我们要用的 Macro。
Keyboard Maestro 动作的触发方式设置

最后来设置动作的具体操作,赋予它归档文件的功能。整个动作呈套娃结构,剥开来看拨云见日:

  1. 黄色部分 For Each Item in a Collection Execute Actions:这个动作表示循环,如果你一次性拖了多个文件到 Macro 上,这组嵌套动作就能对每一个文件执行一次移动操作。
  2. 红色部分 Move or Rename File:这里才是真正执行移动文件操作的部分。
Keyboard Maestro 实现归档的步骤

移动文件部分,主要就是选中目标文件,并把它们移到归档文件夹,填写详情如下,可按需自定义:

  1. For each:指拖到 Palette 上的文件的路径,可以是单个文件,也可以是多个文件。这里填 PATH、选「The Finder’s Selection」。
  2. Move:填 %Variable%Path%,即每个要归档的文件的路径。
  3. to:移动的目的地文件夹,图示为 ~/Documentations,你可以改成其他位置。

买过 Power+ 1.0 的读者可以在《用 Keyboard Maestro 拖拽整理文件》里读到相关内容,没买的也不用特意破费,本节的侧重点是文件归档、整理的思路,和之前的文章并不重复(之前的侧重面是自动化工具的原理)。

小结

桌面和下载文件夹可以说是性价比最高的两个文件夹,一旦把它们整理好,Mac 的整洁程度就能直线上升。